Na dokončenie vecí dobrý time management nestačí! Potrebujeme silný dôvod, kvôli ktorému sme ochotní urobiť čokoľvek.

Aj ty máš niekedy pocit, že je tvoj diár preplnený úlohami od hora dole a nič nestíhaš? A okrem toho máš zoznam vecí, ktoré odkladáš na neskôr, keď bude čas? Nech už je to akokoľvek, keďže čítaš tento článok a hľadáš radu, pravdepodobne:

1. buď nestíhaš a/alebo
2. robíš väčšinou to, čo musíš a neostane ti na to, čo chceš a potrebuješ a/alebo
3. aj sám vidíš, že mať všetko krásne naplánované ešte vôbec nezaručuje, že to skutočne aj splníš. 

Článok má tri časti:

PRVÁ ČASŤ: Spolu sa pozrieme NA KOREŇ EFEKTÍVNEHO PLÁNOVANIA. Ver mi, ak preskočíš túto časť, môže sa ti stať, že budeš pracovať na niečom, čo vôbec nemá zmysel. Alebo, že venuješ príliš veľa energie a času do niečoho, čo nie je až také podstatné.

 

DRUHÁ ČASŤ: PRVÉ DVA PROBLÉMY. Nájdeš v nej osvedčené tipy, ako dobre plánovať.

 

TRETIA ČASŤ: TRETÍ PROBLÉM. Práve tu platí to, čo je v nadpise. Dobrý time management na dokončenie vecí nestačí. Ak nemáš odpoveď na otázku „Prečo to robím?“ a ak ťa táto odpoveď neposúva dopredu, potom bude tvoj diár naozaj len preplnený úlohami. Nie sme stroje, ktoré sú naplánované na plnenie úloh. Sme ľudia. A určite sa zhodneme na tom, že všetci pracujeme na svojom šťastí a na šťastí ľudí, na ktorých nám záleží. Či používame dobré alebo zlé prostriedky, v každom prípade pracujeme na rovnakom cieli.

PRVÁ ČASŤ – Plánuj s myšlienkou na koniec 

To, že život má každý iba jeden, je jasné. Prečo nám teda nie je jasné, že ho môžeme prežiť tak, ako chceme?

Možno si teraz hovoríš, jasné, jasné, ty nie si v mojej koži, nevieš, aké to je. Čo mi tu chceš radiť? Máš síce pravdu, že neviem, aká je tvoja situácia, ale viem, že veľa vecí môžeme zmeniť namiesto toho, aby sme sa len sťažovali. 

Viktor Frankl, rakúsky neurológ a psychiater židovského pôvodu, prišiel (v koncentračnom tábore) na to, že medzi stimulom a reakciou je niečo, čo nám nemôže nikto zobrať = a to slobodná vôľa rozhodnúť sa, ako zareagujem na daný podnet.

Ak však nemám vyjasnené, čo vlastne od života chcem, riadim sa podľa emócií, podľa očakávaní druhých, podľa situácie, … .

 

Urči si priority

Zamysli sa nad tým, čo je pre teba naozaj dôležité! Skús porozmýšľať, ako chceš, aby na teba ľudia spomínali, keď tu už nebudeš. Je to smutná predstava, ale mne osobne veľmi pomohla si, napríklad, uvedomiť, že mať dobrú prácu pre mňa nie je také podstatné, ako mať dobré vzťahy.

Pokús sa určiť si priority. Priority odrážajú naše hodnoty. Od priorít sa odvíja to, čomu sa budeme venovať a koľko zdrojov sme ochotní investovať (energia, čas, peniaze, …).

Keď máš určené priority, neignoruj ich! To, že chceš byť dobrým človekom, je bez plánu len želanie. To isté platí pri zdraví, pri dobrých vzťahoch, pri dobrej práci, pri sebarozvoji, pri … (dosaď si tam čokoľvek len chceš).

Dva krát meraj a raz strihaj

Keby si išiel postaviť dom, najprv by si ho do posledného detailu naplánoval – podľa priorít. Architekt by potom podľa tvojich predstáv urobil podrobný náčrt. Potom by si pripravil presný harmonogram, kedy sa bude čo robiť. Presne takto by sme mali žiť. Plánujeme dopredu nielen stavby, ale aj to, kam pôjdeme na dovolenku, čo kúpime, plánuje sa školský / akademický rok, činnosť firmy, atď. Keďže sú priority určené na základe hodnôt, málokedy sa menia. Jasné, život môžeme plánovať, aj tak to väčšinou nevyjde tak, ako plánujeme. Tu však ide o to, že tvoje priority ostanú. Sú základom domu, na ktorom staviaš. Sú kompasom, ktorý ti ukazuje smer.

Určite poznáš krajčírske pravidlo: „Dva krát meraj a raz strihaj.“ – Tu sa to dá krásne použiť, aby ste si to ľahko zapamätali:

Dva krát meraj:

1. osobné vedenie / myslenie (náčrt robíte vo svojej hlave; ak je to väčší projekt, robíte si poznámky) 
2. time management / plánovanie (odporúčam používať diár – papierový alebo ako Google Calendar) 
Jeden krát strihaj:
3. vykonanie

Celá prvá časť sa zaoberala tým „osobným vedením“. Dovoľ mi pridať sem jeden malý príbeh z knihy Sedem návykov skutočne efektívnych ľudí od S. Coveya. Jedna firma pracuje v pralese – ťaží drevo. Vpredu sa presekávajú pracovníci. Vďaka šikovným manažérom napredujú rýchlo. Vysoko na strome sedí riaditeľ a sleduje celý proces. Zrazu kričí na tých dolu: „Zlý prales! Pracujeme na zlom mieste!“ A tí zdola mu kričia: „Neotravuj. Mi tu postupujeme!“. 😀 Tak to vyzerá, keď zabudneme na vedenie… Môžeme byť veľmi produktívny a môžeme mať aj dobrý management, nič nám to nepomôže :/.

Rozdeľ si cieľ na konkrétne úlohy a nastav si „kontrolné body“

Denné ciele majú zodpovedať týždenným cieľom, tie majú korešpondovať s mesačnými cieľmi, (tie s 3-mesačnými a s polročnými cieľmi) a tie s ročnými cieľmi. Je na vás, koľko si takýchto „kontrolných bodov“ urobíte, podstatné je, že veľký cieľ sa rozloží na konkrétne skutky.

Tento rok mám každý mesiac jedno motto, ktoré mi pomáha rásť. V júni to bolo: Len aktivita ťa posúva dopredu. Je to veľká pravda! Skúste ju aj vy žiť aspoň mesiac a uvidíte, koľko toho stihnete. A žiadne odkladanie na neskôr!

DRUHÁ ČASŤ – Základy dobrého time managementu 

 

Dostávame sa k veľmi praktickej časti, ktorá vám pomôže si trošku upratať diár.

 

Avšak POZOR! Všetky pomôcky dobre fungujú len vtedy, keď dodržiavate zásady zdravého životného štýlu, čiže: 

⚠ máte za sebou kvalitný spánok, 
⚠ staráte sa o svoj pitný režim, 
⚠ si doprajete najesť sa v kľude a 
⚠ si dáte aj pauzu (*chvíľa voľného času nie je luxus, je to potreba každého jedného z nás; to, ako ho využijete, je na vás). Inak nič nevládzete, bolí vás hlava a produktívny už vôbec nebudete :/
 

Ako a kedy plánujem – keď mám toho veľa? 

 

1. No, najprv sa mi úlohy kopia a kopia a keď ich mám plnú hlavu a už nedokážem pracovať, zoberiem si papier a napíšem si TO-DO LIST. Veeeľmi známa vecička, tam však nekončíme ;). Keby áno, bolo by to dosť neužitočné.

2. Keď mám napísané všetko, čo ma ťaží, pripíšem si k každému cieľu predpokladaný čas, koľko mi to bude trvať. Keďže skoro nič nevychádza tak, ako si naplánujeme, pridáme aspoň dvojnásobnú rezervu.

3. Teraz si ku každému cieľu dopíšem dátum, do kedy ho mám/chcem dokončiť. Tieto dva kroky sú kľúčové!!!

4. A teraz prichádza jednoduchý, ale účinný tip, ako si to všetko upratať! S týmto systémom som začala v marci v tomto roku a strašne mi pomohol. Písala som seminárne práce do školy, robila projekty, skúškové sa blížilo, chcela som vytvoriť tento web, napísať prvé články, zorganizovať výlet z môjho stretka, no, šialenstvo. Vyrobila som si jednoduchú tabuľku, ktorú môžeš vidieť na obrázku nižšie. Každý cieľ som si doplnila do tabuľky so zvýrazňovačkou na základe toho, kedy má byť dokončený a koľko času na neho potrebujem. Keď napríklad viem, že na jednu seminárnu prácu potrebujem jeden týždeň, nemôžem sa spoliehať na to, že – veď ich obe urobím týždeň pred termínom – keď je ten termín rovnaký. Jednu „seminárku“ musím teda urobiť logicky o týždeň skôr. Takto som sa každý týždeň sústredila len na jeden, maximálne dva veľké ciele.

Šablóna – plánovanie (do prvého stĺpca dopíšeš mesiac, do druhého si dopíšeš dátum týždňov (napr. 9.-15.7.) a štvorčeky znázorňujú dni od pondelka do nedele)

5. Každý veľký cieľ som si vrámci týždňa rozložila na konkrétne úlohy. Samozrejme, okrem veľkých cieľov som mala často ešte také drobné veci, ktoré bolo ten týždeň treba urobiť. Keď mám toho veľa, robím si v nedeľu alebo v pondelok doobeda opäť zoznam úloh. Tento krát si z neho vyškrtnem všetko, čo sa dá. Iba jeden krát som to neurobila a poučila som sa. Niekedy sme až príliš veľký optimisti! Preto na týždenné plánovanie používam túto šablónu (viď obrázok pod textom).

Šablóna – plánovanie týždňa

– Zámer týždňa: Sem si píšem niečo, čo ma má držať pri prioritách. Pri tom, čo je úplne najdôležitejšie. Väčšinou pri všetkých školských a osobných povinnostiach zabudnem na vzťahy a zdravie.

– Hlavné úlohy: Odporúčam iba dve. Tri som nikdy nestihla. Tieto dve hlavné úlohy môžu byť zároveň aj cieľom (napríklad – napísať seminárnu prácu), ale môžu byť aj úlohou, ktorá je vrámci dlhodobého cieľa – napríklad – zaregistrovať sa na Erasmus je úloha vrámci cieľa dostať sa na Erasmus).

– Všetky úlohy: Sem píšem môj,  vyškrtanýto-do list. Pýtaš sa, ale ako zistím, čo je dôležité a čo nie? Jednoducho – ku každému cieľu si napíš podľa priorít buď písmeno D (dôležité) alebo N (nedôležité). A potom si tam pripíš ešte jedno z týchto dvoch písmen – U (urgentné) alebo N (neurgentné). Čiže ti vzniknú štyri možnosti – DU, DN, NU, NN. A presne v tomto poradí si ich prepíš na nový papier s tým, že poslednú kategóriu – NN – nemusíš vôbec prepisovať. Nie je to ani dôležité, ani urgentné.

  1. Prvá kategória (DU – dôležité a urgentné) sa snaž čo najviac minimalizovať.
  2. Tvoj cieľ by mal byť venovať čo najviac času druhej kategórii (DN – dôležité a neurgentné). Pretože, paradoxne, veci práve v tejto kategórii sú najdôležitejšie. Vďaka nim dokážeš predchádzať krízovým situáciám, ktoré sa nachádzajú v prvej kategórií (DU). Pre lepšie pochopenie – patria sem činnosti ako: cvičenie, pravidelné a systematické štúdium, plánovanie, budovanie vzťahov, oddych, objavovanie nových príležitostí, … . Tieto činnosti sa z krátkodobého hľadiska nemusia javiť ako „to prvé“, ale z dlhodobého hľadiska je to skutočne to, čo by sme mali robiť ako prvé. Postupne, vďaka predvídaniu, budú zmenšovať prvú kategóriu a tým pádom aj zmenšovať stres z nedostatku času.
  3. Pri tretej kategórii (NU – nedôležité a urgentné) máme tendenciu okamžite reagovať. Nechávame sa ovládať prítomnou situáciou a požiadavkami druhých ľudí. Mali by sme sa naučiť, postupne tieto úlohy buď delegovať alebo ich ignorovať.
  4. Štvrtá kategória (NN – nedôležitá a neurgentná) je akási „úniková“. Keď sme pohltení prvou a treťou kategóriou, stávajú sa z nás workoholici. Lepšie povedané, vystresovaní workoholici, ktorí nikdy nemajú čas. Takže, čoraz častejšie unikáme do štvrtej kategórie, namiesto toho, aby sme sa zamerali na to, čo je dôležité z dlhodobého hľadiska. Predvídali tým krízové situácie a snažili sa odstrániť priamo ich korene. Nemá teda zmysel tráviť čas v tejto poslednej kategórii.

– Nový zvyk: Toto je políčko, vďaka ktorému sa posúvam dopredu. Väčšinou pracujem na nejakom zvyku dlho, ale aj tak si to rada napíšem :).

– A nakoniec hlavnú tabuľku s dňami a s hodinami vypĺňať poslednú, pretože závisí od to-do listu. Hlavné úlohy vždy rozložím na menšie, ktoré prepíšem do všetkých úloh (to-do list). Teraz každú jednu úlohu zaradím do časového plánu. Ak sa tam všetko nezmestí, tak úplne logicky sa to nezmestí ani v realite!!! A prosím, nezabudni na to, čo som písala o dodržiavaní zdravého životného štýlu! Hlavne na ten voľný čas. Keď nebudeš oddychovať pravidelne, raz sa to na teba zosype a potom tomu budeš musieť venovať viac času. Alebo prídu následky, kvôli ktorým by si potom rád vrátil čas. … Dúfam, že zatiaľ nepotrebuješ stroj času ;), stačí iba ak teraz pohneš rozumom.

6. Ideálne je, keď máš na jeden deň iba tri úlohy, ktoré chceš stihnúť. Lepšie je napredovať systematicky každý deň, ako potom urobiť všetko naraz a zvyšok týždňa sa zotavovať.

7. V rušné týždne si každé ráno napíšem tieto tri úlohy na papier alebo do mobilu a robím všetko preto, aby som ich splnila.

Tu si môžeš stiahnuť šablónu PLÁNOVANIE

a šablónu TÝŽDENNÉ PLÁNOVANIE.

Ako a kedy plánujem – keď toho nemám veľa? 

1. No a v týždne, keď toho nemám veľa, ako napríklad teraz cez prázdniny, dám si na každý týždeň jednu úlohu, ktorá ma posunie. Je to úžasný pocit, keď na konci týždňa za sebou niečo vidím. Či už je to ísť niekam na výlet alebo si prečítať dobrú knihu alebo napísať článok alebo čokoľvek iné. Túto úlohu si väčšinou už ani nepíšem, len si to v hlave premyslím a snažím sa to dodržať. 

TRETIA ČASŤ – Vízia, ktorá poháňa dopredu 

 

 

Nič nerob bez toho, aby si vedel, prečo to robíš. Ak chceš niečo dosiahnuť, podľa S. Coveya by si mal spĺňať tieto tri podmienky:

1. mali by si vedieť, prečo to chceš robiť,
2. mali by si to chcieť a
3. mali by si vedieť, ako to urobíš.
Čiže, nestačí mať len splnený tretí bod – chcieť to a mať naplánované, ako to urobím a mať to dokonca zadelené vo svojom diári. Druhý bod je často výsledok kognitívneho (rozumového) procesu prvého bodu.

Nedávno som sa zúčastnila Polyglotskej konferencie v Bratislave. (*Polyglot je človek, ktorý vie ovládať 5 a viac cudzích jazykov). Zúčastnilo sa viac ako 550 účastníkov z celého sveta. Prečo to tu spomínam? Jedna z prednášok ma veľmi motivovala a odvtedy mi „vŕta v hlave“ táto teória „otázky prečo“. Tento človek (lektor) hovoril o tom, že nielen ak sa chcete naučiť akýkoľvek cudzí jazyk, musíme mať silnú vnútornú motiváciu, ale že čokoľvek robíme, všetko má mať svoje prečo.

Pred niekoľkými rokmi sa rozhodol prihlásiť sa do jednej organizácie, ktorá zabezpečuje dobrovoľníkov pre pomoc v krajinách tretieho sveta. Bol vraj celý nadšený, keď ho pozvali na pohovor. Tam však zistil, že teraz potrebujú niekoho do Portugalska a on nevedel po portugalsky ani slovo. Pracovníčka danej organizácie mu povedala, že bez znalosti tohto jazyka ho nemôže zobrať. Bol vraj úplne v koncoch. Ešte pred chvíľou si pripadal ako veľký frajer, ktorý pôjde dobrovoľne pomáhať deťom z rozvojových krajín. Vraj sa okamžite rozhodol. Spýtal sa tej pani, či ho zoberie, ak sa do pol roka naučí po portugalsky. 

Áno, viem, že odpoveď viete. Pani z organizácie tomu nemohla uveriť, ale miesto mu už sľúbila. Tento človek našiel zmysel svojho života. Pomáhať ľuďom a robiť im radosť. Každý nový jazyk je pre neho vstupenkou do ďalšej krajiny.

Fú, to je super, čo? Kiežby sme mali aj my takúto motiváciu!

Je ľahké nájsť v sebe veľkú vnútornú silu, keď chceme urobiť niečo, čo nás baví. Ťažšie je to s tým, „čo musíme“. Ale, vlastne – kto nás do tých vecí núti?
Keby som chcela, môžem skončiť školu a nikto ma tam nemôže držať. Lenže, ja mám dôvod, prečo tam chcem chodiť. Keď teda príde skúškové obdobie, život nie je ťažký :), je to len výsledok toho, čo som sa rozhodla robiť. Alebo nemusím upratovať. Je to len výsledok toho, že chcem mať čisto. Atď. 
Veci, ktoré treba jednoducho urobiť a nám sa do nich nechce, sú väčšinou súčasťou niečoho, čo sme sa rozhodli dobrovoľne urobiť. Ako napríklad učenie sa na skúšky alebo upratovanie v príklade. Najlepšie je ich vybaviť čo najskôr a riadiť sa mottom: Iba aktivita ťa posunie dopredu. Nič nevyriešime tým, že ich budeme odkladať. Akurát nás to bude stále „naháňať“. Zmeňme teda svoj jazyk. Nehovorme – musím to urobiť, ale chcem to urobiť. Je to úplne iný pohľad na vec! Dokáže to zmeniť úplne všetko.

Máš aj ty niečo, na čo nevieš nájsť motiváciu? Napíš o tom do komentu a možno sa nájde niekto, kto má s tým skúsenosti a bude ťa vedieť správne povzbudiť! Alebo mi napíš, na čo si dlho hľadal motiváciu a našiel si ju a už všetko „ide ako po masle“ :).

Hlavne Ti prajem trošku času na určenie priorít. Uvidíš, že keď v nich budeš mať jasno a hlavne, nebudú nesplniteľné, tak sa budeš podľa nich riadiť. A tvoj život môže byť konečne nie o naháňaní cieľov, ale o dňoch plných spokojnosti a radosti! 

 

Pri tomto článku som sa inšpirovala aj knihou:

Sedem návykov skutočne efektívnych ľudí od Stephen Covey (Úžasná kniha! Odporúčam všetkými desiatimi!!!)